Proteger dados de usuários vai além de medidas técnicas de segurança. Embora criptografia e autenticação segura sejam essenciais, práticas de governança de dados são igualmente críticas para prevenir violações e manter a conformidade regulatória.

1. Mapeie Seus Fluxos de Dados

Entender exatamente como os dados se movem pela sua organização é a base de uma boa governança. Os fluxos de dados são frequentemente mais complexos do que parecem, envolvendo credenciais de acesso, metadados, administradores de sistema e múltiplos membros da equipe com permissões variadas. O mapeamento abrangente de fluxos de dados revela lacunas de segurança, melhora a eficiência arquitetural e simplifica a conformidade com solicitações de acesso e exclusão.

2. Avalie Seus Processadores

Processadores terceiros que lidam com seus dados -- sejam provedores de nuvem, serviços de email ou prestadores de TI -- devem assinar acordos de processamento de dados. Organizações podem ser responsabilizadas por violações do GDPR cometidas por seus processadores, incluindo violações de dados sofridas por esses terceiros. A devida diligência sobre as práticas de segurança dos processadores não é opcional.

3. Implemente Controle de Acesso Baseado em Funções

Limitar o acesso a dados à equipe que genuinamente precisa reduz significativamente o risco. Quanto mais pessoas podem acessar dados, mais pontos potenciais de falha existem. Isso é especialmente crítico para grandes organizações onde diferentes departamentos lidam com diferentes categorias de informações pessoais.

4. Trate Transferências Internacionais com Cuidado

Transferir dados para fora da UE/EEE introduz requisitos adicionais de conformidade. Transferências para países com decisões de adequação são diretas, mas transferências para outros locais exigem mecanismos como cláusulas contratuais padrão e uma avaliação genuína de se o destino fornece proteção adequada na prática.

5. Treine Sua Equipe

Muitas violações de dados resultam de ataques de phishing ou simples erros humanos em vez de hacking sofisticado. A equipe que lida com dados pessoais deve entender regras básicas de divulgação e saber quando escalar questões para colegas qualificados.

6. Projete para Erros Humanos

Erros são inevitáveis. Organizações devem identificar os erros mais prováveis e implementar salvaguardas para preveni-los. Um caso ilustrativo envolveu um hospital multado após um funcionário usar CC em vez de BCC ao enviar email para centenas de pacientes. Definir BCC como o comportamento padrão de email poderia ter prevenido toda a violação.

7. Estabeleça Verificação Sensata de DSARs

Solicitações de acesso de titulares de dados podem ser exploradas como ferramentas de phishing. Organizações devem verificar que as solicitações são legítimas sem tornar o processo tão oneroso que efetivamente obstrua os direitos de solicitantes genuínos. O princípio geral é usar o método de verificação menos invasivo que seja confiável para sua situação específica.

8. Mantenha Planos de Recuperação de Desastres

A perda de dados se qualifica como violação de dados sob o GDPR, não apenas acesso não autorizado. Toda política de segurança de dados deve incluir procedimentos de backup e recuperação de desastres, seja por meio de backups físicos ou serviços de recuperação baseados em nuvem.

9. Pratique Minimização de Dados

Cada dado coletado representa uma responsabilidade potencial. Processar menos dados reduz cargas de conformidade, diminui o risco de violações e simplifica a governança. Organizações devem questionar regularmente se genuinamente precisam dos dados que coletam e manter políticas sensatas de retenção para excluir dados que não são mais necessários.